Elke interactie in het sollicitatieproces beïnvloedt de perceptie van je werkgeversmerk. Een langdurig, onduidelijk of onpersoonlijk proces leidt onvermijdelijk tot het afhaken van kwalitatief talent en bevestigt het vooroordeel van een trage, bureaucratische overheid.
Candidate Experience Optimalisatie is het bewust ontwerpen van een soepel, helder en respectvol traject voor de kandidaat. We analyseren en verbeteren elke stap, van het sollicitatieformulier tot de communicatie, om frictie weg te nemen en een professionele indruk te garanderen. Een positieve ervaring verhoogt niet alleen de conversie van kandidaten, maar versterkt ook de reputatie van de organisatie. Zo wordt elke sollicitant een ambassadeur, ongeacht de uitkomst.
De kandidaat wacht niet
De arbeidsmarkt is definitief gekanteld. In de on-demand cultuur van vandaag, waar alles snel, simpel en met één klik beschikbaar is, is het geduld van kandidaten minimaal. Toch zijn veel sollicitatieprocessen nog steeds ingericht vanuit het perspectief van de organisatie: gefocust op interne procedures in plaats van de kandidaat centraal te stellen. Elke onnodige drempel, elke onduidelijke stap of te lange radiostilte is een reden om af te haken. Succesvol werven in deze nieuwe realiteit betekent het ontwerpen van een sollicitatie-ervaring die net zo soepel is als de diensten die de beste mensen dagelijks gebruiken.
Meer weten? Plan adviesgesprek!
Dit is de Hellopublic-aanpak
1. De kandidaatreis in kaart brengen
Van eerste klik tot laatste contact
We beginnen met het blootleggen van de huidige realiteit vanuit het perspectief van de kandidaat. Samen brengen we elke stap en elk contactmoment van de reis in kaart: van de vacaturetekst en de werken-bij site tot het sollicitatieformulier, de automatische e-mails en de interviewplanning. We identificeren objectief waar frictie ontstaat, waar kandidaten afhaken en waar de ervaring onpersoonlijk of onduidelijk is.
2. Het herontwerp van de ervaring
Van frictie naar een vloeiende reis
Met de knelpunten helder inzichtelijk, ontwerpen we de ideale, frictieloze kandidaatreis. Dit is een concrete en praktische fase. We optimaliseren het sollicitatieformulier voor maximale gebruiksvriendelijkheid, herschrijven alle standaardcommunicatie (van bevestiging tot afwijzing) in een heldere en respectvolle tone-of-voice en ontwerpen een proces dat snelheid, transparantie en een persoonlijke benadering garandeert.
3. De implementatie en borging
Van ontwerp naar dagelijkse praktijk
Een goed ontwerp is pas waardevol als het feilloos wordt uitgevoerd. We helpen bij de implementatie door de nieuwe processtappen en communicatietemplates aan te leveren. We adviseren over de optimale inrichting van systemen (zoals het ATS) en trainen het recruitment- of HR-team in de nieuwe, kandidaatgerichte werkwijze. Zo zorgen we dat de verbeterde ervaring de nieuwe, consistente standaard wordt.
De strijd om perceptie
Met ruim 20 jaar ervaring binnen de overheid begrijpen we als geen ander waar de frictie in het wervingsproces zit. We kennen de interne dynamiek, maar hebben tegelijkertijd kennis opgebouwd van hoe kandidaten zich bewegen en wat hun verwachtingen zijn in de huidige arbeidsmarkt. We weten dat een IT-specialist een ander proces verwacht dan een beleidsmaker en dat een onduidelijke procedure direct leidt tot afhaken. Deze combinatie van sectorkennis en kandidaat-inzicht stelt ons in staat een kandidaatreis te ontwerpen die én werkt binnen de realiteit van de publieke sector én de verwachtingen van de veeleisende kandidaat overtreft.
Meer weten? Plan adviesgesprek!Veelgestelde vragen over Candidate Experience Optimalisatie
-
Ons sollicitatieproces is complex door wettelijke procedures. Kun je dat wel optimaliseren?
Jazeker. Optimalisatie betekent niet dat we wettelijke regels negeren. Het betekent dat we het proces binnen die kaders zo helder, transparant en respectvol mogelijk maken. De grootste winst zit vaak in communicatie: het managen van de verwachtingen over de doorlooptijd en het continu informeren van de kandidaat. Een lang proces is geen probleem als de kandidaat weet waar hij of zij aan toe is.
-
Hoe meet je het succes van een betere kandidaat-ervaring?
Een goede ervaring is direct meetbaar in de data. We kijken naar concrete KPI’s zoals het conversiepercentage (hoeveel mensen die de vacature zien, starten de sollicitatie?) en het percentage afhakers in het sollicitatieformulier. Daarnaast kunnen we een Candidate Net Promoter Score (cNPS) implementeren: een korte enquête na afloop van het proces om de tevredenheid direct te meten.
-
Wie is binnen de organisatie eindverantwoordelijk voor de kandidaat-ervaring?
Het is een gedeelde verantwoordelijkheid en dat is de kern van een succesvolle aanpak. HR/Recruitment is eigenaar van het proces en de systemen. De leidinggevende is cruciaal voor de persoonlijke interactie (het gesprek, de feedback). En Communicatie bewaakt de tone-of-voice in alle uitingen. Onze rol is om deze driehoek te helpen stroomlijnen tot één consistente, positieve ervaring.
-
Wat is de grootste 'quick win' om onze kandidaat-ervaring te verbeteren?
Het herschrijven van de automatische e-mails. De standaard, onpersoonlijke ontvangstbevestiging en de 'koude' afwijzingsmail zijn vaak de grootste bron van frustratie. Door deze mails menselijker, transparanter en respectvoller te maken – bijvoorbeeld door uit te leggen hoe het proces verder verloopt of door constructieve feedback te geven, boek je met minimale inspanning een maximale winst in perceptie.